Procurement & Project Admin Officer

Responsiblities :
ด้านการจัดซื้อ (Procurement)
-การวางแผนจัดซื้อ: จัดทำแผนการจัดซื้อวัสดุอุปกรณ์ประจำเดือนให้สอดคล้องกับความต้องการของแต่ละโครงการ ทั้งโครงการในประเทศและต่างประเทศ
-การประเมินความต้องการ: ตรวจสอบและวิเคราะห์ความต้องการวัสดุอุปกรณ์ในแต่ละสัปดาห์ ประสานงานกับทีมวิศวกรและผู้จัดการโครงการเพื่อให้มั่นใจว่ามีอุปกรณ์ที่เพียงพอต่อการดำเนินงาน
-การจัดการซัพพลายเออร์: ติดต่อและสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับซัพพลายเออร์ทั้งในประเทศและต่างประเทศ เพื่อขอใบเสนอราคา วิเคราะห์เปรียบเทียบราคา คุณภาพ และเงื่อนไขต่างๆ เพื่อคัดเลือกข้อเสนอที่คุ้มค่าที่สุด
-การเจรจาต่อรอง: เจรจาต่อรองราคา เงื่อนไขการชำระเงิน ระยะเวลาเครดิต และข้อตกลงอื่นๆ กับซัพพลายเออร์เพื่อสร้างความได้เปรียบทางธุรกิจและรักษาความสัมพันธ์ที่ดีในระยะยาว
-การขออนุมัติจัดซื้อ: จัดเตรียมเอกสารและดำเนินการขออนุมัติจัดซื้อตามขั้นตอนและนโยบายของบริษัท นำเสนอต่อผู้มีอำนาจอนุมัติตามลำดับขั้น
-การดำเนินการสั่งซื้อ: จัดทำและส่งใบสั่งซื้อ (PO) ให้กับซัพพลายเออร์ ประสานงานเรื่องการชำระเงิน และติดตามสถานะการจัดส่งสินค้าอย่างใกล้ชิด เพื่อให้มั่นใจว่าวัสดุอุปกรณ์จะมาถึงตามกำหนดเวลาที่ต้องการ
-การตรวจรับสินค้า: ดำเนินการตรวจรับอุปกรณ์และวัสดุที่สั่งซื้อให้ถูกต้องครบถ้วนตามใบสั่งซื้อ ตรวจสอบคุณภาพและปริมาณให้ตรงตามข้อกำหนด พร้อมบันทึกข้อมูลวัสดุอุปกรณ์ในระบบ
-การบริหารคลังสินค้า: จัดทำและบริหารระบบสต็อคของบริษัทอย่างมีประสิทธิภาพ ตรวจนับสินค้าคงคลังอย่างสม่ำเสมอ วิเคราะห์อัตราการใช้วัสดุ และกำหนดจุดสั่งซื้อที่เหมาะสม เพื่อให้มีวัสดุอุปกรณ์เพียงพอและลดต้นทุนการเก็บรักษา
-การตรวจสอบเอกสาร: ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ให้ถูกต้องตามระเบียบและกฎหมาย
-การจัดการเบิกจ่ายเร่งด่วน: ดำเนินการขออนุมัติการเบิกจ่ายเงินแบบเร่งด่วนตามความจำเป็นของหน้างาน โดยคำนึงถึงผลกระทบต่อความคืบหน้าของโครงการ
-การบันทึกค่าใช้จ่าย: บันทึกและจัดทำรายงานค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในแต่ละโครงการลงใน BOQ (Bill of Quantities) อย่างเป็นระบบ เพื่อติดตามและควบคุมต้นทุนโครงการ

ด้านงานธุรการ (Admin)
-การบันทึกข้อมูล PO: จัดทำระบบบันทึกและรวบรวมข้อมูลใบสั่งซื้อ (PO) ที่เข้ามาใหม่ทั้งหมด โดยระบุรายละเอียดวันที่เริ่มต้นและกำหนดส่งมอบงานอย่างชัดเจน เพื่อให้ง่ายต่อการติดตาม
-การติดตามโครงการ: ติดตามความคืบหน้าการดำเนินงานของแต่ละโครงการอย่างสม่ำเสมอ เพื่อเตรียมข้อมูลสำหรับการเบิกจ่ายเงินในแต่ละงวดงานได้อย่างถูกต้องและทันเวลา
-การควบคุมงบประมาณ: บริหารจัดการและติดตามค่าใช้จ่ายของแต่ละโครงการให้อยู่ภายในงบประมาณที่กำหนด จัดทำรายงานเตือนล่วงหน้าเมื่อค่าใช้จ่ายใกล้เกินงบต้นทุน และนำเสนอแนวทางแก้ไข
-การวิเคราะห์ผลประกอบการ: วิเคราะห์และจัดทำรายงานสรุปผลการดำเนินงานแต่ละโครงการในด้านกำไร-ขาดทุน พร้อมจำแนกประเภทค่าใช้จ่ายอย่างละเอียดเพื่อนำไปปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน
-การจัดเก็บข้อมูลโครงการ: จัดทำบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับประเภทโครงการ รายได้ และผลิตภัณฑ์ที่จำหน่ายได้สำหรับแต่ละใบสั่งซื้อ เพื่อใช้เป็นฐานข้อมูลในการวิเคราะห์และวางแผนธุรกิจ
-การประมาณการรายรับ: จัดทำรายงานประมาณการรายรับล่วงหน้าของบริษัทเป็นรายเดือนและรายไตรมาส เพื่อประโยชน์ในการวางแผนทางการเงินและการลงทุน

ด้านการสนับสนุน (Support)
-การจัดทำเอกสารโครงการ: จัดเตรียมเอกสารสำคัญต่างๆ อย่างครบถ้วน เช่น เอกสารขออนุมัติวัสดุ หนังสือส่งมอบงาน และบันทึกข้อมูลโครงการ ตามมาตรฐานของอัลโต้เทคโกลบอล
-การประสานงาน: เป็นศูนย์กลางในการประสานงานระหว่างทีมงานภายในและภายนอก รวมถึงลูกค้า เกี่ยวกับการเข้าปฏิบัติงาน การส่งมอบงาน และกิจกรรมอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับโครงการ
-การบริหารเงินสดย่อย: บริหารจัดการเงินสดย่อยสำหรับการจัดซื้อวัสดุอุปกรณ์เร่งด่วน และค่าใช้จ่ายเล็กน้อยอื่นๆ พร้อมจัดทำรายงานการใช้จ่ายอย่างเป็นระบบ
-การจัดทำเอกสารเบิกเงิน: จัดทำเอกสารเบิกเงินสดย่อยให้กับพนักงานของอัลโต้เทคโกลบอลที่มีค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติงาน เช่น ค่าวัสดุอุปกรณ์เร่งด่วนหน้างาน ค่าเดินทาง และเบี้ยเลี้ยง
-การจัดทำใบเสนอราคา: จัดทำใบเสนอราคาสินค้าและบริการของอัลโต้เทคโกลบอลให้กับลูกค้า และประสานงานเบื้องต้นเพื่อสร้างความประทับใจและความเข้าใจที่ตรงกัน
-การสรุปรายงานประจำสัปดาห์: รวบรวมและจัดทำรายงานสรุปภาพรวมการดำเนินงานทั้งหมดของแต่ละโครงการ เพื่อนำเสนอในการประชุมประจำสัปดาห์ของบริษัท
ช่วยเหลือผู้บังคับบัญชาฝ่าย ในการดำเนินงานและงานพิเศษอื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย